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20Nov2016

Claves para organizar una mesa redonda

Cada evento empresarial supone un nuevo reto. Siempre te piden algo distinto, original, un encuentro que sorprenda. Pues bien, en más de una ocasión he recomendado utilizar el formato “mesa redonda” porque te permite jugar con muchos elementos que le darán a tu evento un dinamismo muy interesante.

¿Cuándo organizar una mesa redonda?

Pues en más ocasiones de las que quizás pienses a priori.

Lo más habitual es hacerlo a modo debate, como en el que yo misma participé y difruté el pasado octubre en Beblogger. Se trataba de una jornada organizada por el Grupo Facilísimo que concentró a unos 200 blogueros. Las mesas redondas, con 3 ponentes y un moderador, posibilitaron compartir todo tipo de ideas y herramientas sobre cómo llegar a ser un influencer en este país y si es posible monetizarlo.

O bien puedes utilizarla en una rueda de prensa a la que quieras dar estructura menos formal que la tradicional emitida desde una mesa o un atril. La información emitida es igual de rigurosa, ya que se trata de un encuentro con la prensa, pero al hacerse con preguntas y respuestas entre los participantes, es más ágil.

También puede ser la base de un acción de RR.PP. como hace ya algún tiempo organizaba la marca de ron Havana, en la que contaba con importantes periodistas de nuestro país, para debatir temas de actualidad en un teatro, mientras el público asistente (yo tuve la oportunidad de ir a uno de los eventos) escuchaba y degustaba ricos cócteles hechos con ron.

 

5 claves para organizar tu propia mesa redonda

Ya has decidido que el formato de tu evento será una mesa redonda. Bien, ahora te recomiendo cinco puntos que debes tener bajo control:

  1. La puesta en escena. Debe ser acorde al tipo de evento organizado (informal o formal, deportivo, joven), aplicar el branding de tu empresa (colores, estilo…), disponer de un sonido excelente y una tarima para que se les vea desde cualquier lugar de la sala porque no queremos cuellos estirados ;-).
  2. Los ponentes. Tienes que conocer sobre todo su capacidad de orador y sus buenas dotes de comunicación. Investiga si tiene vídeos en Youtube, pregunta a profesionales que le conozcan, ten una conversación por teléfono que te permita escuchar sus registros y si aún no lo tienes claro, tómate un café con esta persona y le conoces para averiguar sus posibilidades. Un mal comunicador puede desmerecer mucho el trabajo realizado por tu organización.
  3. El moderador y su papel. Esta cuestión no es baladí. Si quieres ser el protagonista de la jornada, mala suerte, no es tu momento. Es aquel que modera, reconduce los temas, administra los tiempos de participación de cada  uno (ojo con los que se entusiasman vendiendo su libro) y si es necesario recopila conclusiones antes de pasar a otro tema ¡Nada de contar sus batallitas y ocupar el tiempo de los compañeros de mesa!
  4. Conexión entre ponentes y moderador. Me parece fundamental y yo diría que es una obligación, bien del moderador o del organizador del evento, que los participantes se conozcan antes: saber cómo son, su forma de expresarse, quién es más tímido y necesitará más apoyo.
  5. Equilibrio y brillo. A modo de resumen, me gusta decirlo así :-). Una mesa redonda con éxito tiene que ser equilibrada en cuanto al tiempo de participación de cada uno, para ser muy dinámicos y en la variedad de los temas para no insistir en lo mismo y no aburrir. Pero yo destacaría que todos los participantes, los ponentes quiero decir, tienen que brillar por igual y dar lo mejor de sí mismos. Así no solo será redonda la mesa, sino también tu acción empresarial ;-).
Si organizas una mesa redonda, el moderador no tiene que ser el protagonista. Elije a la persona apropiada Clic para tuitear

 

¿Y tú, cómo realizas acciones con mesas redondas? Me gustaría aprender de tu experiencia.

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